Електронното трудово досие в HeRMeS ефективно трансформира HR процесите

В съвременния технологичен свят цифровизацията на традиционните административни процеси, които досега са били изцяло на хартиен носител, става все по-наложителна и все по-неизбежна.

Ние, в ТехноЛогика, сме се посветили на изграждането на информационни системи, които спестяват милиони часове ценно време и милиони левове на бизнеса и гражданите в България, като дигитализират важни административни дейности.

Едно от най-полезните нововъдения, което спестява тонове бюрокрация на бизнеса, е електронното трудово досие. То вече се превърна в една от най-предпочитаните нови функционалности на HeRMeS – утвърдената информационна система на ТехноЛогика за управление на човешките ресурси, която покрива всички операции, свързани с планирането, подбора, оценката, възнагражденията и развитието на служителите.

Електронното трудовото досие, което включва създаването, подписването и съхраняването на документи в изцяло цифров вид в защитена среда, е удобно, законосъобразно, рентабилно и гъвкаво. В неговите ползи вече се убедиха редица големи работодатели в България, които използват неговите функционалности и се довериха на екипа на ТехноЛогика, за да предприемат пълна дигитална трансформация на своите HR процедури.

Ефективността и рентабилността са първите предимства на електронното трудово досие в HeRMeS, които забелязват специалистите по човешки ресурси.

Трудовите договори, допълнителните споразумения, заповедите за отпуски, длъжностните характеристики, различните видове декларации може да се генерират бързо и интуитивно с помощта на предварително запаметените шаблони, които свеждат до минимум и възможността да се допуснат технически грешки.

Следва подписването, което става изцяло с квалифициран електронен подпис от представляващия работодателя мениджър. Това може да се случи лесно, тъй като HeRMeS работи и двата доставчика на облачни е-подписи. Системата е напълно интегрирана с БОРИКА и Евротръст. Вторият доставчик предлага и т.нар. сървърно подписване. При него на уеб базирана платформа мениджърът може да подпише групово десетки или стотици документи, което му спестява време особено в периоди, когато например се актуализират възнагражденията на всички служители. Отделно при комбиниране на HeRMeS с облачен квалифициран електронен подпис, заверяването на документа може да стане и от мобилното устройство на мениджъра т.е. вече няма проблем ако той работи от разстояние или е на важна среща извън офиса, а спешно трябва да се постави подпис.

Служителите също получават възможност да преглеждат в своя Self-Service профил електронните си документи и да ги подписват отново с облачен сертификат при нужда. За по-голяма сигурност HeRMeS предлага различни форми на двуфакторна автентикация.

Съхраняването, извличането и актуализирането на информация също става безпроблемно, тъй като цифровите файлове са лесно достъпни за търсене и могат да бъдат разгледани от всяка физическа точка с подходящо разрешение, съответно и бързо да се предоставят разнообразни справки при нужда. Експертите по човешки ресурси вече не трябва да прекарват безброй часове в претърсване на хартиени документи, а спестеното време може да се разпредели за по-стратегически задачи.

Намаляват разходите за хартия, за съхраняването на обемните папки и физическата им защита, както и за куриерски услуги.

Електронните документи от досието в HeRMeS са достъпни и за самия служител в неговия Self-Service профил, където той може да види историята на цялата своя документация.

Хартиените документи са податливи на повреда, загуба или неоторизиран достъп. Чрез дигитализиране на трудовите досиета компаниите могат да засилят мерките за сигурност  и да гарантират спазването на разпоредбите за защита на личните данни, които непрекъснато се променят и на национално, и на европейско ниво.

Благодарение на цифровизираните досиета на персонала в HeRMeS специалистите по човешки ресурси могат да анализират тенденции, да идентифицират модели и да вземат важни решения, основани на данните. Така например могат да открият къде са звената с високо текучество или пропуски в необходимите умения.